Para gastar menos é essencial que a empresa tenha um bom controle financeiro, estude os seus custos fixos e variáveis, e aposte em tecnologias, como por exemplo, em um bom sistema de gestão. Conheça 4 formas de realizar um controle eficaz.

Como fazer controle financeiro?

Para ter uma visão ampla da situação financeira da empresa é fundamental ter controle do fluxo dos gastos.

Para medir o desempenho da transportadora é recomendado ter um demonstrativo de resultados (DRE). Este documento reúne todas as receitas e despesas feitas mensalmente, trimestralmente e anualmente. Entre os componentes presentes neste demonstrativo estão: receita, custo de vendas, gastos com distribuição, despesas administrativas, entre outras.

Como é a composição do custo da transportadora?

É comum que as empresas de transporte de carga recebam diversas reclamações sobre os custos do frete. Contudo, o que pouca gente sabe é a quantidade de despesas que as transportadoras têm para manter o negócio funcionando.

Os custos fixos x custos variáveis

Antes de apresentar as principais despesas de uma transportadora, é necessário entender a classificação dos custos fixos e variáveis. Por exemplo, enquanto o gasto com combustível e manutenção do caminhão são classificados como gastos variáveis. O salário dos colaboradores, seguro obrigatório e outros impostos são considerados despesas fixas.

Definindo bem estes dois tipos de custos, o responsável pelo controle financeiro da transportadora consegue saber exatamente onde pode diminuir ou cortar gastos.

Riscos nos deslocamentos

Quando falamos do valor do frete ao consumidor, um dos fatores que mais influenciam no preço é o risco que a carga sofre durante o transporte. O roubo de carga influencia em diversas tomadas de decisões e gastos da empresas Como a contratação de seguros com maior cobertura e uma reserva de dinheiro para possível perda de mercadoria.

Despesas indiretas

Esta categoria de gastos está relacionada com os custos que estão indiretamente ligados com a operação da transportadora. Por exemplo, salário de colaboradores que não estão envolvidos diretamente com o processo operacional de transporte, como o RH e comercial.

Outras despesas que podem ser categorizadas como indiretas são aquelas necessárias para o funcionamento da empresa. Como impostos, tributações, aluguel do espaço, luz, água, etc. Ressaltando que, estes custos não são fixos, variando de mês a mês.

Armazenagem

Em alguns casos, a empresa de transporte também precisa de um local para armazenar as mercadorias. Neste tipo de situação, outros fatores são levados em conta como o aluguel dos galpões, mão de obra e equipamentos. Estes custos são variáveis, pois dependem da rotatividade das cargas. Se a transportadora precisa estocar mais itens, ela automaticamente vai ter maior despesa.

Embalagens

Fundamentais no transporte de carga, as embalagens ajudam a manter os produtos seguros. Impedindo que a mercadoria sofra perdas e otimizam o espaço dentro do caminhão, podendo transportar mais itens. É essencial que a embalagem corresponda a carga transportada.

Por exemplo, produtos frágeis precisam ser embalados de forma diferente e com cuidado redobrado. Esta categoria também entra como custo variável. Afinal, a despesa depende do tipo de mercadoria e embalagem usada.

Outros gastos em que um sistema de gestão pode ser eficaz

Além das despesas que foram apresentadas acima, a transportadora ainda precisa lidar com outros tipos de custos, como por exemplo:

  • Depreciação dos caminhões;
  • Combustível, óleo e outros lubrificantes;
  • Manutenção dos pneus, compra de um novo ou a sua recapagem;
  • Manutenção dos veículos, seja preventiva, preditiva ou corretiva;
  • Pedágios pagos durante o percurso;
  • Devoluções de mercadoria;
  • Possíveis reentregas;
  • Estadias dos veículos quando eles ficam parados por mais tempo do que o esperado.

Como economizar com um sistema de gestão?

Com tantos processos em um só lugar, a transportadora pode contar com um controle efetivo e seguro para gerenciar todos os custos. Confira abaixo como pode economizar com um sistema de gestão:

1. Economize nos combustíveis

O consumo de combustível é um dos principais gastos dentro de uma transportadora. Por ser um custo variável, ele pode ser reduzido com algumas medidas simples.

Atitudes defensivas na hora de dirigir, como manter a calibragem certa do pneu e não acelerar com carro desengatado são alguns exemplos que podem ser adotados pelos motoristas.

Entre outras formas de economizar combustível da sua frota, destacam-se:

  • Rotas planejadas previamente para fugir de caminhos mais longos e vias em más condições;
  • Planejamento de reabastecimento;
  • Manter as trocas de óleo de acordo com o indicado pela marca;
  • Utilizar o óleo lubrificante correto para o veículo;
  • Adicionar carenagem para o teto de caminhões cara chata;
  • Uso de tecnologias como Controle de Combustível do Frota G para administrar o consumo de maneira efetiva.

2. DWB (Driving Without Brakes)

Atitudes de direção defensivas reduzem consideravelmente o consumo de combustível. E, consequentemente, os gastos operacionais da empresa de transporte de cargas.

A técnica DWB é simples e faz com que o motorista dirija optando por não utilizar os freios do pedal, apenas o do motor sempre que possível. O ato de frear é uma atividade energética que consome mais combustível do que o necessário. Aqui no Brasil é comum realizar a “banguela”, atitude em que o condutor deixa para frear já no fim do movimento e sem o empuxo do motor.

3. Escolha os fornecedores com atenção

Esse tipo de atitude gera um desgaste bem maior às pastilhas de freio e gasta maior quantidade de combustível. Muitos acabam optando pelos fornecedores que oferecem o melhor preço acreditando que essa é a melhor forma de economizar.

Consumir mercadoria de má qualidade ou combustível adulterado pode sair bem mais caro. Antes de escolher por um fornecedor, pesquise além do valor cobrado e procure por experiências de outras transportadoras.

4. Maior controle nas manutenções

É difícil para o gestor ter o controle total sobre todas as manutenções feitas nos veículos da frota. Saber quais foram as revisões foram executadas, qual a próxima agendada e quanto custou ajudam na administração.

Com a administração das informações de maneira segura, é possível ter um melhor planejamento e, consequentemente, menos custos. Por exemplo, no meio do calendário das manutenções preventivas, o gestor esquece de mandar o caminhão X para a revisão.

Sem esse processo, não são detectados problemas antecipadamente e o veículo vai para a rua correndo risco de sofrer imprevistos. Além dos gastos com o atraso da carga, a empresa ainda deve gastar com o conserto do caminhão, sem contar no tempo em que ele vai ficar fora de operação.

O controle da manutenção permite que a frota aumente o seu tempo de vida útil e reduza as despesas com reposição e troca de peças.

Principais benefícios do sistema de gestão de transporte para transportadoras

  • Redução dos erros: como a ferramenta permite uma visão macro do negócio, fica mais fácil para o gestor identificar possíveis erros e solucionar antes de ele se tornar um problema sério;
  • Aumento na produtividade: com a automatização de diversos processos dentro da empresa, o fluxo de trabalho fica mais fluído e há um aumento na produtividade dos funcionários;
  • Redução de custos: a visão macro do negócio também permite que os responsáveis encontrem inconsistências e foquem nos pontos que possam melhorar a reduzir custos.

Controlar todos os gastos de uma empresa de transporte é uma tarefa complexa, onde não deve haver erros. Por esta razão, a utilização de um sistema de gestão de transporte e logística pode ser uma excelente forma de economizar.

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