O Controle de Combustível surgiu para suprir as demandas do mercado, que por sua vez, está ficando cada vez mais exigente com relação as despesas de abastecimentos. Isso porque, o combustível corresponde a um dos maiores gastos que as empresas de transporte precisam arcar mensalmente.

Com o passar dos anos, as tecnologias foram sendo desenvolvidas, e os sistemas de gestão de frotas têm conseguido ocupar grande espaço dentro deste segmento.

Em resumo, empresas buscam plataformas que auxiliam na tomada de decisão e que possibilitam o gerenciamento das atividades que são realizadas pelos colaboradores.

O que é controle de combustível?

O controle de combustível é uma maneira de gerenciar os abastecimentos e consumo de cada veículo. Desta forma, é possível ter controle das quilometragens e gerenciar a frota de maneira mais eficiente.

Além disso, com o controle de combustível a empresa consegue identificar inadequações nos abastecimentos. E mais do que isso, identifica as causas dessas inconsistências.

Isso porque todas as notas fiscais aparecem automaticamente no sistema por meio de uma conexão feita entre a plataforma e a SEFAZ, ou seja, a companhia usufrui de um padrão de organização que auxilia a identificação de qual veículo e colaborador tem gasto mais combustível.

A plataforma também gera relatórios precisos e de fácil entendimento para que o gestor tenha mais agilidade ao tomar decisões. Assim sendo, a equipe de colaboradores consegue gerir melhor o tempo e se dedicar as demais mais atividades.

Afinal, fazer a administração de uma frota envolve muitos outros fatores, como: pneus, manutenção, despesa etc.

Controle de combustível

Por mais complexo que pareça ser, o controle de combustível é extremamente simples de ser utilizado.

Para empresas que atualmente fazem controle de combustível pelo Excel, existem alguns sistemas de gestão que permitem fazer download da planilha para a plataforma.

A empresa consegue definir o que cada usuário vai ter acesso, desta forma cada um fica focado apenas em sua função. No caso de motoristas, por exemplo, eles necessitam ter acesso a parte de aferições, assim conforme vão fazendo as modificações vão atualizando o sistema.

Desta maneira, o gestor não fica sobrecarregado tendo que atualizar todos os caminhões que a empresa possui. Pense que quanto maior a frota da empresa, maior vai ser o número processos internos e externos envolvidos.

Feito o cadastro, a plataforma irá solicitar que você preencha algumas informações sobre faixas de consumo e preço mínimo/máximo.

Pronto, a partir disso é só ir informando e ajustando as aferições que a plataforma vai trabalhar instantaneamente.

Os relatórios fornecem médias de consumo de cada motorista, assim como de suas performances. Desta forma é possível realizar comparativos entre o rendimento do combustível abastecido em cada posto e também dos colaboradores.

Lembrando que, além de gerar economia, o controle de combustível é para identificar a razão das inadequações. E, caso seja do interesse e necessidade da empresa, um programa de recompensa pode ser criado para estimular ou premiar os motoristas.

Querendo ou não, eles interferem diretamente no consumo do combustível. Podendo citar como exemplo as acelerações, frenagens súbitas e a velocidade com que dirigem nas rodovias que podem aumentar os gastos.

Se sua empresa quer ter um melhor rendimento na frota é fundamental evitar com que maus hábitos se tornem corriqueiros.

 Controle de abastecimento de combustível

Nos dias de hoje, é extremamente importante se prevenir de possíveis golpes na hora de abastecer. Assim como se atentar a detalhes que possam gerar economia para sua empresa.

Pensando nisso, separamos abaixo algumas dicas que podem te ajudar a ter melhor controle sobre o combustível que a sua frota utiliza.

1. Abasteça sempre no mesmo local

Muitas empresas de transporte utilizam a tática de negociação com os postos de combustível, desta forma, eles fecham um acordo que estabelece uma média nos valores a serem pagos.

O ideal é ter sempre uma rede de parceiros e, se possível, abastecer sempre nos mesmos locais. Desta maneira, é mais fácil identificar se há alguma irregularidade com o combustível.

Existe também um Cartão do Caminhoneiro, que foi criado pela Petrobras em maio de 2019. É um cartão pré-pago que tem a validade de 30 dias para o abastecimento sem que haja mudanças no preço do combustível.

A intenção é oferecer estabilidade e dar mais segurança na hora de abastecer, os motoristas conseguem efetuar as transações mesmo sem o cartão físico em mãos. Isto porque o Cartão do Caminhoneiro permite ainda que as operações ocorram pelo site ou aplicativo.

2. Desconfie de preços muito baixos

O preço do combustível no Brasil não é um dos mais baratos, e, por esta razão as pessoas buscam opções mais baratas. Todavia, se o diesel é R$3,60 na maioria dos postos e você encontra por R$2,50 as chances do combustível ser adulterado é bem alta.

Existe um provérbio muito famoso que diz que “quando a esmola é boa demais, o santo desconfia”.

Assim deve ser a visão das empresas e caminhoneiros quando o valor do combustível está muito abaixo do que a média dos demais postos, sempre desconfie.

É essencial dar uma atenção extra nesses casos, afinal, combustível adulterado pode gerar problemas nos veículos de sua frota.

3. Verifique a origem do combustível

Abastecer em postos de combustível mais conhecidos e renomados pode trazer uma certa segurança ao consumidor. De qualquer forma, a informação sobre quem forneceu o produto deve estar descrita nas bombas.

Assim o motorista pode sempre que quiser checar a origem do combustível. Na hora de verificar, lembre-se de conferir se a marca da distribuidora é a mesma do posto que está abastecendo.

E, como golpes nesse setor são mais comuns do que parece, a Agência Nacional de Petróleo, Gás Natural e Biocombustível (ANP) fiscaliza e divulga os postos autuados em seu website.

Estes postos divulgados pela ANP só voltam as atividades normais após a regularização deste fator, além de ter que pagar uma multa.

4. Motorista qualificado

Existem diversos fatores que interferem no gasto mensal de combustível de uma empresa do segmento de transporte. De maneira geral, um fator interno que está totalmente ligado à economia/gasto são os hábitos que o motorista tem enquanto dirige.

Podendo citar como exemplo: a troca de marcha no momento errado, pisar muito forte no acelerador, como também dirigir a “banguela”. Como na maioria dos casos os caminhões pertencem a empresa, infelizmente, alguns motoristas não valorizam e não cuidam dos veículos.

Por tanto, é essencial que as empresas deem um treinamento aos condutores na intenção de relembrar as boas práticas na direção.

Um fato interessante sobre o controle de combustível é que ele também pode servir como uma maneira educativa aos motoristas. Isso porque, com esse tipo de controle é possível visualizar quando veículo e condutor tem consumido mais combustível.

E, consequentemente, a partir do momento que os motoristas tomam conhecimento de que estão sendo monitorados começam a ser mais cuidadosos. Se for do interesse da empresa, também é possível criar um programa de recompensa.

Como incentivo pode ser criado algum benefício aos condutores que tiverem os melhores números.

5. Pneus em dia

Para economizar com combustível é importantíssimo mantê-los calibrados e em bom estado de uso. Desta forma, a tração é dividida entre todos os pneus, não forçando apenas em um lado. Isso sem falar na segurança que um pneu em dia proporciona ao motorista e a carga que está sendo transportada.

Mas atente-se para colocar a pressão correta. Pois pneu muito cheio perde a aderência com o solo e, pressão abaixo da recomendada aumenta o risco de aquaplanagem. As recomendações sobre calibragem encontram-se no manual do proprietário de cada veículo.

Caso não o tenha, basta pesquisar o modelo do pneu no google que provavelmente encontre facilmente esta informação.

Para saber se seu veículo foi abastecido com combustível adulterado é importante se atentar aos detalhes, como por exemplo:

Se houve um aumento recente no consumo de combustível;

Se apresenta esforço para dar partida;

Se o desempenho piora, principalmente em ladeiras.

Estes são alguns dentre vários sinais que o combustível adulterado pode causar. Além de cometer falhas no motor, partidas mais difíceis, perda da potência e aumento na emissão de poluentes.

Para eliminar o problema você vai precisar esvaziar o tanque de combustível para limpar o carburador e os bicos injetáveis. Além de ter que adquirir novas mangueiras e conexões de alimentação. Como também, substituir os filtros de combustível que existam no veículo.

Tanque interno

O principal benefício de ter um tanque interno é, sem dúvida, a garantia de ter um combustível de qualidade. Com tantos postos sendo acusados de adulterar seu produto, é uma preocupação a menos que as empresas possam ter.

Outra característica relevante dos tanques internos é a facilidade e agilidade dos processos de abastecimento. Isso porque os motoristas economizam tempo por não ter que se locomover a um posto de combustível.

Como também pelo fato de os gestores poderem instalar o tanque em um ponto estratégico que facilite os abastecimentos. Todavia, embora apresente inúmeros benefícios para a empresa, é fundamental ter controle sobre as entradas e saídas do tanque.

Por esta razão, é indicado para estas companhias um bom sistema de gestão de frotas que possibilite a análise geral de consumo, rendimento e se está gerando lucro ou prejuízo no fim do mês.

Acesso remoto com relatórios precisos

Os relatórios de um sistema de gestão de frotas visam ajudar nas tomadas de decisão por meio de projeções de custos. Desta forma, o gestor pode ter uma visão geral dos processos que envolvem o setor, podendo ter controle sobre todas as situações.

Com os dados recebidos é possível ter um controle de combustível por veículo. Desta forma, o gestor tem acesso a qual tipo de combustível foi usado, quem estava dirigindo, como também, quais foram as bandeiras mais frequentes.

O maior benefício de um sistema de gestão de frota além da praticidade, é a gestão do tempo. Afinal, os gestores conseguem se concentrar em outras atividades.

Pois com todas as informações do sistema que eles recebem, é possível tomar decisões em um menor período de tempo. Isso sem contar que um sistema de gestão transmite mais segurança pela sua assertividade. Além de permitir que os usuários se amparem nele para gerenciar suas frotas.

Na verdade, isso é algo bem simples de ser explicado, as automatizações vieram para revolucionar a indústria de transportação. O setor de tecnologia do Brasil e do mundo está em constante evolução, e a tendência é que esteja cada vez mais presente dentro das empresas.

As plataformas de automação surgiram com o intuito de acelerar os processos de decisão para os gestores. Fazendo com que eles tenham mais assertividade e que se embasem em relatórios completos e de fácil compreensão.

E, uma das principais razões das automações estarem conquistando seu espaço no mercado é o fato de reduzir consideravelmente erros humanos. A melhor parte é que não precisa calcular absolutamente nada para gerar os relatórios.

Eles são criados automaticamente conforme os usuários vão fazendo as aferições e atualizando o sistema com as demais informações necessárias.

 Planilha do Excel ou sistema de gestão

Algumas empresas tem o costume de utilizar as planilhas do Excel para fazer a gestão de suas frotas. Todavia, essa prática além de desatualizada também pode colocar a companhia em risco por não ter um controle exato sobre as atividades.

Como tudo na vida existem prós e contras, por esta razão é bom colocar na balança se de fato ainda vale a pena continuar usando as planilhas.

1. Excel

Se formos fazer uma comparação financeira, o Excel de fato é mais barato do que um sistema de gestão. E, de fato é possível usá-lo para diversas funções, desde que, os cálculos na planilha sejam bem executados.

Desta forma, a empresa consegue ter um certo controle financeiro, uma gestão das vendas, bem como dos pagamentos dos funcionários.

Todavia, uma empresa que está em expansão, tem automaticamente um aumento dos processos internos e externos. E é aí que o problema começa. Quanto mais dados vão sendo colocados em uma planilha, maior é o risco de se perder em meio a tantos números.

Isso sem contar que o tempo gasto com a planilha é superior, e, que a análise de dados é limitada.

2. Sistema de gestão

Por sua vez, o sistema de gestão exige menos trabalho humano, o que evita muitos erros. Além disso também é de uso fácil, uma vez que não exige nenhuma fórmula para controlar os processos.

A plataforma digere os dados de forma automática, a única função do usuário é é fornecer os dados. Apenas com estas razões já é possível ter a percepção de que o sistema de gestão é mais seguro. A produtividade como um todo é ampliada.

A plataforma gera todos os dados automaticamente e, os funcionários tem mais tempo para se dedicarem em outras funções. A mobilidade também é maior, sendo possível usar no celular; tablet ou computador para acessar as informações. Ou seja, basta ter acesso a internet para gerir o sistema.

E, para concluir, um dos fatores de maior valia para as empresas que usam o sistema de gestão é: a economia! Um dos maiores objetivos de um sistema de gestão é facilitar a vida dos usuários e fazer com que economizem tempo e dinheiro.

Tempo porque os gestores e demais funcionários tem mais praticidade ao alimentar o sistema. Como também, tomam decisões em menor período de tempo.

E, financeiramente pelo fato de que a plataforma oferece indicadores precisos que facilitam o entendimento dos dados. Focando nas áreas que precisam ser aprimoradas ou que possuam alguma irregularidade.

Automatização do controle de combustível

Em resumo, é extremamente importante ter controle sobre o combustível, isso porque é um dos maiores gastos dentro de empresas de transporte. E como dito, existem algumas maneiras simples de economizar e evitar golpes com combustível adulterado.

Como por exemplo: desconfiar dos preços muito baixos e abastecer sempre no mesmo local. Ter um controle de combustível eficiente aumenta a produtividade da frota, e com os relatórios precisos que um sistema oferece, é possível ter uma boa projeção de custos. Como também, auxilia o gestor na hora de tomar decisões.

Assim, ele pode administrar melhor o seu tempo e ter a oportunidade de focar em outras atividades que exijam sua atenção. Algo extremamente importante para empresas que querem investir em automação é: utilizar um sistema confiável.

Frota G

O Frota G é um produto da Gestran, que vem se mantendo estruturada há mais de duas décadas, oferecendo sistemas de automação exclusivamente para o setor de transporte e logística.

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